关于进一步加强建设工程交易档案管理的通知

关于进一步加强建设工程交易档案管理的通知

各辖市（区）公共资源交易分中心、招标人、招标代理机构：

为进一步加强建设工程交易档案管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，保证档案资料的齐全、完整、准确和及时归档，根据建设工程招标投标相关法规以及《江苏省档案管理条例》《江苏省电子文件归档与管理办法》等有关规定，结合我中心实际，现就加强建设工程交易档案管理相关事项通知如下：

一、提高认识，落实责任

建设工程交易档案作为反映交易活动的重要记录和史料，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿。其内容必须准确、完整，并能真实反映进场交易活动内容。

建设工程交易招标人（招标代理）是建设工程交易档案收集、整理和保管的第一责任主体，交易代理机构负责代理交易事项工作内容档案的收集、整理和保管工作。

二、建设工程交易档案归档要求

（一）内容齐全完整；

（二）规格标准统一；

（三）要求是原件的，不可用复印件替代；

（四）签名、印鉴手续齐全；

（五）符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

三、建设工程交易档案移交相关要求

（一）建设工程交易档案应当在中标结果发布后40天内完成归档并移交至建设工程交易相关处室；

（二）建设工程交易档案的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律，卷内材料按照交易工作流程排列；

（三）招标人（委托代理机构）在移交纸质档案的同时需移交一份电子档案（即纸质档案的原件扫描件）。

1.扫描件要求以彩色扫描，且分辨率不低于300dpi的 PDF格式保存，扫描件内容必须保证完整清晰，不得有污损、角度偏离和相关扫描软件水印。

2.扫描件尺寸一般以A4规格扫描，且不得将多页纸合并扫描至单张扫描件。

3.扫描件所形成的PDF格式电子档案页次和内容必须与纸制档案一致。

4.扫描件所形成的PDF格式电子档案必须签上招标人或委托代理机构电子签章。

5.扫描件所形成的PDF格式电子档案文件必须以标段编号、标段名称及扫描件内容命名（示例：3204**789-常州市**项目-招投标资料）。

6.工程量清单、控制价等资料页数过多的，可另行扫描成PDF保存。

7.移交电子档案时以存有扫描件的文件夹移交。有多份扫描件的档案资料必须集中保存在同一文件夹，文件夹命名参照扫描件命名方式。

四、建设工程交易归档内容和范围详见附件。

五、本通知自发布之日起实行。自发布之日起移交的建设工程交易档案执行本通知要求，不符合要求的纸质档案和电子档案不予接收。

附件：建设工程交易归档内容和范围

常州市公共资源交易中心

2019年9月29日  

附件

建设工程交易归档内容和范围